Mittelstand

Automatisierte Übersetzung für internationale Serviceanfragen

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Jahr

2023

Kunde

Roto Frank Professional Service GmbH

Branche

Mittelstand

Automatische Übersetzungen direkt im Helpdesk-Prozess

Die Roto Frank Professional Service GmbH, ein Unternehmen mit umfangreichen internationalen Kundenkontakten, stand vor der Herausforderung, täglich eine Vielzahl fremdsprachiger Anfragen aus dem EU-Ausland zu bearbeiten.

Der bisherige manuelle Übersetzungsprozess erwies sich als zeitaufwändig und fehleranfällig. Unsere Aufgabe bestand darin, den Prozess zu automatisieren und die Kommunikation zwischen den Servicemitarbeitern und den Kunden effizienter zu gestalten.

Projekt im Überblick

Von manueller Übersetzung zu integrierter länderübergreifender Kommunikation

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Ausgangspunkt

Die händische Übersetzung von Serviceanfragen führte im Tagesgeschäft zu zusätzlichem Aufwand. Anfragen und Antworten mussten in verschiedenen Sprachen übersetzt werden, was den Prozess verlangsamte und die Bearbeitung unnötig komplex machte.

Hinzu kam die Herausforderung, spezielle Fachbegriffe korrekt zu übersetzen. Gerade im Servicekontext können ungenaue Übersetzungen schnell zu Missverständnissen führen und die Qualität der Kundenkommunikation beeinträchtigen.

Für Roto Frank Professional Service GmbH sollte deshalb eine Lösung entstehen, die Übersetzungen direkt in den bestehenden Arbeitsablauf einbettet und den Servicemitarbeitern einen effizienteren Umgang mit internationalen Anfragen ermöglicht.

Internationale Kundenkommunikation Serviceprozesse Helpdesk
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Weg zur Lösung

In enger Zusammenarbeit mit dem Kunden entwickelte kopfhoch3 eine integrierte Lösung, die automatische Übersetzungen in den Arbeitsablauf der Servicemitarbeiter einbettete. Gemeinsam mit dem Kunden wurden die Anforderungen an einen Übersetzungsservice definiert, der nahtlos in die bestehende Helpdesk-Plattform integriert werden sollte.

Darauf aufbauend entwickelte kopfhoch3 maßgeschneiderte Software-Komponenten, die eine automatische Übersetzung der Anfragen ermöglichen. Die APIs von Übersetzungsdiensten wie DeepL wurden integriert und Entwicklungs- sowie Produktionsumgebungen eingerichtet.

Ein besonderes Augenmerk lag auf der Überwindung von Fachbegriffsproblemen. Für Begriffe, die von automatischen Übersetzungsdiensten nicht korrekt erfasst werden, implementierte kopfhoch3 eine Funktion zur Verwaltung eines zentralen Glossars. Um sicherzustellen, dass die Übersetzungen den hohen Standards entsprechen, wurden umfassende Tests in enger Zusammenarbeit mit den Servicemitarbeitern des Kunden durchgeführt.

DeepL ThinkOwl API-Integration Helpdesk-Plattform Glossar Qualitätssicherung
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Mehr Effizienz, weniger Fehler und konsistente Fachterminologie

Durch die Integration des automatischen Übersetzungsservices in die Helpdesk-Plattform konnten erhebliche Verbesserungen erzielt werden. Die Bearbeitungszeit für das Übersetzen von Anfragen und Antworten wurde auf nahezu Null reduziert.

Die Servicemitarbeiter konnten sich auf ihre vertrauten Arbeitsabläufe konzentrieren, ohne zwischen verschiedenen Ansichten wechseln zu müssen. Gleichzeitig minimierte die automatisierte Übersetzung das Risiko von Übersetzungsfehlern und Missverständnissen.

Die Glossar-Integration ermöglichte eine korrekte Übersetzung von Fachbegriffen und sorgte für konsistente Fachterminologie. Damit wurde der Übersetzungsprozess nicht nur beschleunigt, sondern auch verlässlicher in den bestehenden Serviceprozess eingebunden.

Zeitersparnis Effizienzsteigerung Fehlerreduktion Glossar-Integration Automatisierte Übersetzung
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Eine integrierte Lösung für den internationalen Servicealltag

Durch die automatisierte Übersetzungslösung konnte kopfhoch3 die Roto Frank Professional Service GmbH dabei unterstützen, ihre länderübergreifende Kommunikation zu optimieren und gleichzeitig Kosten und Zeit zu sparen.

Die maßgeschneiderte Lösung zeigt, wie effiziente Prozessautomatisierung und gezielte Integration in bestehende Systeme zu signifikanten Verbesserungen führen können.

Marcel Zahn, Head of Customer Retention Fittings bei Roto Frank Professional Service GmbH, äußerte sich positiv über die Zusammenarbeit:

„Wir möchten uns bei der kopfhoch3 für die großartige Arbeit und die gelungene Integration von DeepL in die ThinkOwl bedanken. Das Ergebnis entspricht genau unseren Erwartungen und unterstützt unsere Kollegen vollumfänglich im Tagesgeschäft. Die Zusammenarbeit und Kommunikation hat ebenfalls sehr gut funktioniert!“

Prozessautomatisierung Systemintegration Kostenersparnis Zeitersparnis
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