Banking & Insurance

Rechtssicherer Versand direkt aus dem DMS

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Jahr

2023

Branche

Public Sector

Kunde

d.velop AG

Einfach versenden, sicher ankommen, ohne Systemwechsel

Die d.velop AG mit Sitz in Gescher unterstützt mit ihrer Software Organisationen dabei, Geschäftsprozesse zu digitalisieren.

Im Zuge aktualisierter gesetzlicher Anforderungen an den elektronischen Rechtsverkehr in Deutschland stand das Unternehmen vor der Aufgabe, eine vollständig digitale, rechtssichere Zustellung von Dokumenten innerhalb der bestehenden On-Premises-Systemlandschaft ihrer Kunden zu ermöglichen.

Ziel war es, eine tief integrierte Lösung innerhalb von d.velop documents zu schaffen, die den medienbruchfreien Versand und Empfang juristisch relevanter Dokumente – insbesondere gegenüber Gerichten – sicherstellt.

Projekt im Überblick

Von manuellen Arbeitsschritten zu rechtssicherem Versand direkt aus dem DMS

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Ausgangspunkt

Der elektronische Rechtsverkehr verlangt, dass Dokumente unter Einhaltung gesetzlicher Vorgaben digital zugestellt werden – insbesondere zwischen Behörden, Justiz und öffentlichen Einrichtungen.

Bisher erforderte dieser Prozess mehrere manuelle Arbeitsschritte, was ihn fehleranfällig und ineffizient machte. Die Herausforderung bestand darin, eine Lösung zu entwickeln, die nahtlos in die bestehende On-Premises-Installation von d.velop documents integriert werden kann, ohne zusätzliche Systeme oder externe Tools.

Für kopfhoch3 bedeutete das, gesetzliche Anforderungen, bestehende Workflows und die technische On-Premises-Umgebung in einer integrierten Lösung zusammenzuführen.

On-Premises Elektronischer Rechtsverkehr
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Ein eRV-Modul für Versand, Empfang und Bestätigung im bestehenden DMS

In enger Abstimmung mit den Fachexperten bei d.velop entwickelte kopfhoch3 eine leistungsfähige, gesetzeskonforme Versandlösung innerhalb der bestehenden On-Premises-Umgebung.

Nutzer:innen können direkt aus dem DMS heraus Nachrichten rechtssicher versenden, empfangen und bestätigen – ganz ohne Systembrüche. Die Zustellung erfolgt über einen durch Comvibilia bereitgestellten Service, der als eigenständige App in die Installation integriert ist.

Zu Beginn analysierte kopfhoch3 die gesetzlichen, technischen und prozessualen Anforderungen an eine eRV-konforme Versandlösung für On-Premises-Systeme. Der Fokus lag auf einer intuitiven Bedienung und vollständigen Integration in bestehende Workflows.

eRV-Modul
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Rechtssicher aus dem DMS

kopfhoch3 entwickelte eine benutzerfreundliche Oberfläche, über die das zu versendende Dokument ausgewählt und per Klick als XJustiz-Datei inklusive der relevanten Metadaten erstellt werden kann.

Zusätzlich wurde eine Funktion zur Vormerkung weiterer Dokumente entwickelt. Diese können als Attachments gemeinsam mit dem Hauptdokument – der XJustiz-Datei – versendet werden. So entsteht eine gebündelte und nachvollziehbare Kommunikationseinheit.

Für die Nutzung des eRV-Moduls wurde außerdem die Möglichkeit geschaffen, ein Postfach zu konfigurieren, das sowohl für den Versand als auch für das Beantworten von Nachrichten sowie das Versenden von Empfangsbekenntnissen genutzt werden kann. Über Benutzergruppen lassen sich individuelle Zugriffsrechte festlegen.

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Rechtssichere Dokumentenzustellung in der gewohnten Arbeitsumgebung

Die Lösung ermöglicht es öffentlichen Institutionen und Kanzleien, den elektronischen Rechtsverkehr effizient und rechtssicher direkt aus ihrer gewohnten Arbeitsumgebung zu bedienen.

Der rechtssichere Versand erfolgt vollständig innerhalb von d.velop documents – ohne externe Schnittstellen oder zusätzliche Software. Wiederkehrende Abläufe wurden durch smarte Dialogmasken und Übernahme bestehender Vorgabewerte vereinfacht.

Die Nutzung des XJustiz-Standards in Kombination mit dem Comvibilia-Service garantiert eine gesetzeskonforme Abwicklung. Die Lösung kombiniert technische Präzision mit hoher Nutzerorientierung und erfüllt dabei sämtliche gesetzlichen Anforderungen – vollständig integriert, medienbruchfrei und ohne zusätzliche Tools.

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