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Digitale Prozessplattform für die Jugendfeuerwehr NRW

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Jahr

2023

Branche

Public Sector

Kunde

Jugendfeuerwehr NRW

Von der Prozessanalyse zur digitalen Arbeitsgrundlage

kopfhoch3 hatte das Privileg, eine Workshopreihe zum Thema Prozessdigitalisierung für die Jugendfeuerwehr NRW durchzuführen. Innerhalb von drei Tagen wurden gemeinsam mit dem Team die bestehenden Prozesse analysiert.

Daraus wurden Potenziale zur Digitalisierung und Automatisierung gebildet sowie der Einsatz neuer Technologien diskutiert. Das Hauptziel bestand darin, die bestehenden Prozesse und Prozess-Metadaten zu erfassen und Optimierungsmöglichkeiten zu identifizieren.

Aus dieser Analyse entstand im nächsten Schritt eine digitale Plattform, die zentrale Abläufe strukturiert abbildet, eingereichte Unterlagen effizienter weiterverarbeitet und die weitere Transformation der Wettbewerbsorganisation unterstützt.

Projekt im Überblick

Von papierbasierten Abläufen zu digital gesteuerten Prozessen

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Komplexe Abläufe sichtbar machen und strukturiert erfassen

Die Organisation der Jugendfeuerwehr-Wettbewerbe war von vielen Beteiligten, unterschiedlichen Zuständigkeiten und papier- beziehungsweise tabellenbasierten Abläufen geprägt.

Im ersten Schritt ging es deshalb darum, die bestehenden Prozesse systematisch zu verstehen. kopfhoch3 analysierte gemeinsam mit den Prozessakteuren die aktuelle Prozesslandschaft, erfasste relevante Prozess-Metadaten und identifizierte Potenziale zur Digitalisierung und Automatisierung.

So entstand ein klares Bild davon, welche Abläufe digital unterstützt werden sollten und welche Anforderungen eine zukünftige Lösung erfüllen muss.

Prozessanalyse Prozessdigitalisierung Workshops Digitalisierung
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Ein klares Zielbild als Grundlage für die digitale Plattform

Das Vorgehen basierte auf einer strukturierten Herangehensweise, um die Ausgangssituation zu erfassen und ein klares Zielbild zur Transformation der Geschäftsprozesse zu formulieren.

kopfhoch3 erarbeitete dafür zentrale Grundlagen wie eine Prozesslandkarte zur Visualisierung der aktuellen Prozesslandschaft, die Zusammenführung relevanter Prozessdaten sowie eine Prozessmatrix mit Zielbild und Anforderungen pro digitalem Prozess.

Auf dieser Basis wurde die Lösung schrittweise in eine digitale Plattform überführt, die operative Abläufe bündelt, Zuständigkeiten klarer abbildet und manuelle Prozessschritte reduziert.

Zielbild
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Mehr Transparenz und weniger manuelle Abstimmung

Die entwickelte Plattform ersetzt zuvor papier- und spreadsheetgetriebene Abläufe durch digitale Workflows. Dadurch werden organisatorische Schritte nachvollziehbarer, Zuständigkeiten klarer und Informationen zentraler verfügbar.

Ein wichtiger Bestandteil der Lösung ist eine strukturierte Rechte- und Rollenlogik, die unterschiedliche Verantwortlichkeiten sauber voneinander trennt. Zusätzlich unterstützen digitale Dokumentenprozesse inklusive OCR-basierter Erfassung dabei, eingereichte Unterlagen effizienter weiterzuverarbeiten.

So wird die Wettbewerbsorganisation nicht nur digital abgebildet, sondern im Alltag deutlich transparenter und besser steuerbar.

Digitale Workflows OCR-Erfassung Dokumentenprozesse
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Eine Plattform für die weitere digitale Transformation

Als Ergebnis entstand eine digitale Arbeitsgrundlage, die die weitere Entwicklung und Implementierung digitaler Prozesse unterstützt.

Die Plattform schafft Struktur in komplexen Abläufen und hilft dabei, die Organisation von Wettbewerben effizienter, transparenter und zukunftsfähiger aufzustellen.

Damit trägt kopfhoch3 dazu bei, die digitale Entwicklung der Jugendfeuerwehr NRW positiv mitzugestalten und eine belastbare Grundlage für weitere Prozessdigitalisierung zu schaffen.

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